Klauzula służbowe dane kontaktowe HKM

Klauzula informacyjna dla osób fizycznych, których służbowe dane kontaktowe pozyskaliśmy w związku z prowadzoną działalnością (dot. m.in. służbowych danych kontaktowych  pracowników, pełnomocników, przedstawicieli  naszych Kontrahentów)

Heavy Kinematic Machines sp. z o.o.

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest: Heavy Kinematic Machines sp. z o.o. z siedzibą Komorowie, Komorowo 4, 64-200 Komorowo, KRS: 0000685412,  e-mail: rodo@heavykinematic.com.  

2. Przetwarzamy wyłącznie Państwa służbowe dane kontaktowe, tj. imię i nazwisko, stanowisko służbowe, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu.

3. Źródła pozyskania Państwa danych to: 

1. od Państwa, 
2. od podmiotu którego jest Pani/Pan pracownikiem, współpracownikiem, pełnomocnikiem czy przedstawicielem,
3. z publicznie dostępnych źródeł jak strona internetowa, konta w social mediach itp. podmiotu, którego jest Pani/Pan pracownikiem, współpracownikiem, pełnomocnikiem czy przedstawicielem.

4. Państwa służbowe dane kontaktowe przetwarzamy Państwa w następujących celach i na następujących podstawach prawnych: 

1. w celach kontaktowych z podmiotem, którego jest Pani/Pan pracownikiem, współpracownikiem, pełnomocnikiem czy przedstawicielem – na podstawie zainteresowania tego podmiotu naszymi usługami  i podjętych przez ten podmiot czynności zmierzających do zawarcia umowy;
2. w celach kontaktowych związanych z wykonywaniem zawartej z podmiotem, którego jest Pani/Pan pracownikiem, współpracownikiem, pełnomocnikiem czy przedstawicielem, umowy – na podstawie zawartej umowy;
3. w celu wypełniania obowiązków prawnych ciążących na nas w związku z prowadzeniem działalności i realizacją zawartej z podmiotem, którego jest Pani/Pan pracownikiem, współpracownikiem, pełnomocnikiem czy przedstawiciele,  umowy na podstawie:
   • przepisów prawa np. w celu ewidencjonowania przychodów (przepisy prawa podatkowego), 
4. w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów oraz w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami ze strony podmiotu, którego jest Pani/Pan pracownikiem, współpracownikiem, pełnomocnikiem czy przedstawicielem – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu –  Test równowagi dostępny na życzenie. 

5. Odbiorcy danych:

Państwa dane są udostępniane następującym kategoriom podmiotów:

1. podwykonawcom –  czyli podmiotom, z których korzystamy przy przetwarzaniu danych, z którymi zawarliśmy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, np. naszemu usługodawcy hostingowemu, podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi wsparcia IT, firmie księgowej, podwykonawcom zaangażowanym w realizację zawartej pomiędzy nami umowy;
2. urzędom, organom państwowym i organom administracji, takim jak Urząd Skarbowy, a także innym instytucjom, w zakresie w jakim wymagane jest to dla realizacji wiążącej nas z Państwem umowy oraz przez przepisy prawa.

Informujemy, że przekazujemy Państwa dane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego, bowiem korzystamy z usług ww. podmiotów. Państwa dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych Ameryki (USA) lub innych krajów poza Unią Europejską, w których zlokalizowane są serwery tych firm w zakresie ich przechowywania na tych serwerach. Powyższe firmy oferują wzorcowe klauzule umowne jako metody spełnienia wymagań zgodności i bezpieczeństwa RODO. 

6. Okres przechowywania danych:

Państwa dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych powyżej celów przetwarzania tj.:

1. Państwa dane pozyskane w celu zawarcia umowy z podmiotem, którego jest Pani/Pan pracownikiem, współpracownikiem, pełnomocnikiem czy przedstawicielem,  przechowujemy przez okres negocjowania umowy oraz do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ostatni raz kontaktowaliście się Państwo z nami;
2. Państwa dane pozyskane w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy z podmiotem, którego jest Pani/Pan pracownikiem, współpracownikiem, pełnomocnikiem czy przedstawicielem, przetwarzamy do czasu zakończenia realizacji umowy, a po tym czasie – przez okres wymagany przez przepisy prawa oraz do końca okresu przedawnienia Państwa roszczeń wynikających z zawartej z nami umowy,
3. Państwa dane przetwarzane w celu wypełniania obowiązków prawnych ciążących na nas w związku z prowadzeniem działalności i realizacją umowy zawartej z podmiotem, którego jest Pani/Pan pracownikiem, współpracownikiem, pełnomocnikiem czy przedstawicielem, przetwarzamy przez okres do czasu wypełnienia tych obowiązków, a następnie przez okres, w którym przepisy nakazują nam przechowywać Państwa dane lub przez czas, w którym możemy ponieść konsekwencje prawne niewykonania ciążących na nas obowiązków.

7. Państwa prawa wprowadzone przez Rozporządzenie RODO: 

W związku z przetwarzaniem przez nas Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu:

1. prawo dostępu do treści przetwarzanych danych oraz otrzymania ich kopii,
2. prawo do sprostowania (poprawiania) danych,
3. prawo do usunięcia danych,
4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych,

5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, może być realizowane gdy:

• zaistnieje szczególna sytuacja odnosząca się do Państwa (uzasadniająca ten sprzeciw), a Państwa dane przetwarzamy: * w interesie publicznym, * w ramach sprawowania władzy publicznej, * na podstawie naszego prawie uzasadnionego interesu, * lub gdy je profilujemy

• zawsze, gdy Państwa dane przetwarzamy w celach marketingu bezpośredniego 

6. prawo do przenoszenia danych,
7. prawo do cofnięcia zgody –  gdy przetwarzamy dane na podstawie Państwa  zgody, przysługuje Państwu prawo do jej cofnięcia i to w dowolnym momencie. Ważne, aby zapamiętać, że: cofnięcie udzielonej zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Z powyższych praw mogą Państwo skorzystać przesyłając nam wiadomość mailową na nasz adres: rodo@heavykinematic.com lub list przesłany pocztą tradycyjną na nasz adres pocztowy.

8. Państwa dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu. 

9. Skarga do organu nadzorczego:

W przypadkach uznania, iż przetwarzanie danych narusza przepisy rozporządzenia RODO, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zarówno w Polsce (do Prezesa Urzędu Ochrony Danych osobowych, infolinia tel.: 606 950 000), jak i w państwie członkowskim UE swojego zwykłego miejsca pobytu, miejsca pracy lub domniemanego naruszenia.